Perguntas e respostas sobre o serviço de diagnóstico arquivístico e da informação

• O que é o serviço de diagnóstico arquivístico e da informação?

  O diagnóstico arquivístico e da informação é o processo de análise que antecede a produção dos instrumentos arquivísticos.

• Quais são as principais etapas do diagnóstico arquivístico e da informação?

  Como primeiro passo, o time realiza um levantamento de todo o histórico informacional da empresa, compreendendo como cada departamento organiza a informação. Após essa análise a equipe cria instrumentos personalizados para a realidade da organização – seja ela pública ou privada.

  Em paralelo, também é verificada a personalidade jurídica da organização para classificar quais regulações precisam ser observadas para que o trabalho esteja em conformidade com a agência reguladora.

• Quais são os problemas que o diagnóstico arquivístico e da informação resolve?

  O diagnóstico acelera a produção de instrumentos arquivísticos, já que mapeia previamente todos os instrumentos e manuais necessários para que o trabalho de gestão documental ocorra de forma fluida e eficiente.

  O diagnóstico também organiza toda a produção arquivística de acordo com as necessidades de cada instituição, criando uma solução personalizada às necessidades do local – sem perder a conformidade necessária para deixar os documentos em conformidade com as boas práticas arquivísticas e as regulações que a empresa necessite cumprir.

• Quando é recomendável contratar o diagnóstico arquivístico e da informação?

  Idealmente, o trabalho de diagnóstico precisa anteceder qualquer iniciativa relacionada à construção de documentos arquivísticos, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

  Isso porque, com a análise prévia realizada pelo diagnóstico, a produção dos instrumentos arquivísticos ocorre de forma mais ágil, completa e com menor necessidade de ajustes.

• Após a produção do diagnóstico, quais são os próximos passos?

  As informações do diagnóstico arquivístico e de informação são usadas como base para a produção dos instrumentos arquivísticos (plano de classificação e a tabela de temporalidade).

  Além dos instrumentos que são essenciais para o trabalho, o diagnóstico também pode indicar a necessidade de produção de outros materiais de apoio.

  Um exemplo de material complementar seria a indicação de um manual ou manuais técnicos de documentação, usados para registrar processos complementares, mas importantes, para que a gestão documental ocorra da forma correta.

• Posso contratar empresas diferentes para realizar o diagnóstico arquivístico e a produção de instrumentos arquivísticos?

  Em teoria, sim. Mas é importante que o modelo de trabalho das duas empresas seja parecido, para que os materiais produzidos pelo diagnóstico sejam 100% aproveitados para a construção dos instrumentos arquivísticos.

• Por que contratar a Ikhon para realizar o serviço de diagnóstico arquivístico e da informação?

  Com mais de 20 anos de experiência na gestão documental, a Ikhon possui um time de arquivistas especializados em organizar e classificar o histórico documental de marcas públicas e privadas. Sempre levando em conta a personalidade jurídica de cada cliente para criar instrumentos personalizados para a sua realidade.

  Trabalhamos seguindo os padrões do Conselho Nacional de Arquivos (ConArq) e também baseamos nosso trabalho em normas internacionais de classificação de documentos, como a ISO 15489 e ISO 30300.

  Por esses e outros diferenciais, entregamos um serviço de diagnóstico arquivístico e da informação ajustado para as necessidades de cada área, que respeita as normas nacionais e internacionais de gestão documental e com base técnica que permite a auditoria posterior do trabalho.