Poder ter acesso a processos, serviços, documentos ou qualquer informação seja de onde for e de forma segura. Esse seria um cenário ideal para o melhor funcionamento da sua empresa? Saiba que é mais possível e fácil do que imagina.

O fato é que, atualmente, qualquer empreendedor pode trabalhar e controlar todas as atividades empresariais de qualquer lugar que precise estar, por meio apenas de um ambiente virtual organizado. Para isso, necessita apenas de um computador ou celular com acesso à internet, e o mais importante: a digitalização da empresa.

Atuar na era digital significa tornar a empresa mais eficiente e produtiva, deixando para trás diversas outras que ainda trabalham com impressões e carimbos, e ainda administrando custos desnecessários para os dias de hoje.

O primeiro passo para dar início a essa transformação tão necessária é buscar uma análise situacional do negócio e a partir desse diagnóstico, envolvendo pontos fracos e fortes do funcionamento empreendimento, definir uma estratégia de atuação digital, levando em conta todos os setores da organização e objetivos de cada um.

Com base nisso é possível dar início a implantação de um novo modelo de funcionamento da empresa, agora na era digital, tendo como medida primordial a mudança cultural dentro da empresa, buscando o envolvimento e entendimento de todos os colaboradores. Um trabalho de sensibilização deverá ser realizado, visando garantir que esse processo de transformação seja eficiente.

Estado toda a equipe sensibilizada e preparada para lidar com as novas diretrizes de funcionamento do empreendimento, as ações práticas são fases mais fáceis para implementação e adaptação:

• A escolha de uma plataforma virtual de trabalho;
• Planejamento de etapas para a digitalização documental;
• Preparação de documentos para digitalização (retirada de resíduos, higienização, classificação, organização e separação);
• Digitalização (Procedimento de disponibilização do documento em papel em formato digital);
• Indexação (classificação, organização e disponibilização em ambiente digital);

Digitalização documental finalizada, a Gestão Documental entra em ação, pois trata-se de um processo constante organizacional, envolvendo não apenas a digitalização de documentos, mas a constante organização, por meio da automação de procedimentos dentro da empresa.

A nova realidade passará a ser atuação em ambiente digital, tendo disponível armazenamento de dados; padronização de processos; assinatura eletrônica; acesso documental; mapeamento e monitoramento de processos, informações e atividades.

Tudo isso influenciará diretamente atividades internas e externas da organização, com resultados concretos nos negócios, que precisam além de estar atentos as atualizações de mercado, também aumentando a capacidade de superação e adaptação às novas práticas no mundo empreendedor cada dia mais digital.